Bénévolat vs Salariat
Le contrat bénévole se distingue du contrat salarié principalement par l'absence de rémunération, que ce soit en espèces ou en nature. Le bénévole peut cependant être dédommagé de certains frais engagés pour le compte de l'association: hébergement, transport, achat de matériel, etc. S’il s’avère qu'une rémunération s’applique à la relation entre l’association et la personne, le bénévolat risque d’être requalifié en salariat déguisé. L’association devra alors proposer un contrat de travail au travailleur, le rémunérer, verser des charges sociales et fiscales, etc.
Salariat
Le versement d'une rémunération (d'un salaire) génère un rapport de travail avec tous les effets juridiques prévus par le droit du travail. Pour toute indemnisation qui dépasse le remboursement de frais effectivement encourus un certificat de salaire doit être établi et les cotisations aux assurances sociales doivent être décomptées. En outre, une assurance accident doit être conclue.
Frais et défraiement
Le défraiement consiste à rembourser les frais occasionnés par son activité (transports, téléphones, timbres, etc.). Il est recommandé de lister les frais engagés dans l'activité du/de la bénévole. Dans la pratique, certaines associations versent aux bénévoles, sans justificatifs, des montants forfaitaires (par exemple annuellement de l’ordre de Fr. 100.- à Fr. 200.-). Cette pratique comporte le risque que ces montants soient assimilés à des salaires qui n’auraient pas été déclarés à l’AVS surtout dans le cas où la personne ne bénéficie pas d’un revenu principal.
Les défraiements ne sont pas assujettis aux cotisations AVS/AI/APG/AC ni à l’assurance accident.
Par conséquent, un défraiement consiste à rembourser les dépenses effectivement encourues. Un salaire constitue une indemnité accordée indépendamment des frais effectifs. Le travail bénévole est
fourni gratuitement. Du travail payé à l’heure, au mois, à l’année ou moyennant des indemnités journalières n’est pas du travail bénévole même si la rémunération accordée est minime. Il est recommandé de ne pas accorder une indemnisation qui dépasse le montant des frais effectivement engagés.
Les dépenses fondamentales indispensables d’un collaborateur comprennent les frais de port, les frais de téléphone, les repas d’affaires, les voyages d’affaires, les frais de dédouanement et les frais de visa pour les voyages à l’étranger (frais indispensables au sens de l’art. 327a al. 1 CO).
Transport vers le lieu de travail
Les frais liés au transport vers le lieu de travail sont à la charge de l’employé. Si, par contre, la prestation de travail s’effectue à l’extérieur (c’est-à-dire pas sur le lieu contractuel de travail, ni au lieu d’exploitation ni au domicile de l’employé), alors il faut rembourser les dépenses.
Le déplacement du domicile au lieu de travail n’est pas considéré comme étant des frais professionnels. Il est toutefois possible de prévoir par écrit un remboursement forfaitaire de ces frais à condition que ce forfait les couvre effectivement (sous forme d’une indemnité journalière, hebdomadaire, mensuelle). Cette indemnisation ne doit pas être assimilable à du salaire déguisé dans le but de le soustraire aux déductions sociales. Ce point est à examiner de cas en cas, mais le fait, par exemple, de fournir des justificatifs ou d’avoir à faire à des sommes modiques tend à montrer que l’on n’est pas en présence d’un élément déguisé du salaire.