Responsable de l’accueil du public et/ou Réceptionniste

Les postes sont compatibles entre eux, il est possible de postuler à tout ou partie de l’annonce

Conçu par l’architecte suisse Max Bill sur les bords du Léman pour l’Exposition nationale de 1964, et récemment rénové, le Théâtre Vidy-Lausanne, qui va prochainement fêter ses 60 ans, est un lieu de création au rayonnement international, où les artistes de Suisse et d’ailleurs viennent inventer le théâtre d’aujourd’hui.

Le théâtre propose une programmation pluridisciplinaire et internationale qui se déploie dans 5 salles ; des expériences esthétiques fortes en variant les langages artistiques – théâtre, danse, performance dialoguent parfois avec le cinéma, la musique et les arts visuels. Sa saison (comprenant environ 250 représentations) est composée en partie de créations et de productions déléguées, qui sont répétées et jouées au théâtre et tournent ensuite en Suisse et à l’étranger. Le théâtre touche un large public très diversifié et intergénérationnel ;en proposant des formats et des dispositifs originaux de médiation le théâtre travaille à rendre la création artistique accessible à toutes et tous.

Pour la mise en œuvre de son activité, il s’appuie sur une équipe de plus de 120 personnes (environ 85 ETP).

Responsable de l’accueil du public 

(40%  CDI)

VOTRE MISSION :

Vous assurez, optimisez et coordonnez le bon accueil des publics lors des spectacles et événements du théâtre, en encadrant une équipe d’agent·es d’accueil (environ 10 à 15 personnes selon les saisons et les périodes, en contrat horaire) et en étroite collaboration avec les différents services.

VOS TÂCHES :

Sous l'autorité de la Directrice administrative et financière, en étroite relation avec la directrice des publics et de la communication et son équipe, l’équipe de billetterie, le service production et les référent·es techniques, vos tâches sont les suivantes :

• Gestion des flux de public et organisation du contrôle des billets et du placement, dans le respect des conditions de sécurité mais aussi et surtout dans une ambiance chaleureuse et conviviale pour le public

• Accueil et renseignement du public

  • Informations sur la programmation, les spectacles, les actions de médiation, les expositions, les offres de services du théâtre

  • Orientations vers les différents espaces du théâtre (salle, bar, etc.) et préparation des annonces micros nécessaires à la bonne orientation et informations des publics avant le début des spectacles

  • Veille sur la bonne tenue des espaces d’accueil du public (disposition des programmes et documents de renseignement sur les activités)

  • Veille sur les enjeux d’inclusion et d’accessibilité

• Encadrement et coordination de l’équipe d’accueil (contrats saisonniers)

  • Recrutement, transmission des informations nécessaires à l’établissement des contrats, formation et encadrement du personnel d'accueil

  • Organisation du travail : création et suivi des plannings, préparation des briefings et des informations nécessaires à l’exécution de leurs missions

  • Coordination avec les autres services du théâtre (billetterie, production, médiation et développement des publics, technique, etc.)

  • Après le spectacle ou les diverses manifestations, transmission des informations utiles à chaque service sur le déroulement de l’événement et préconisation, cas échéant, des actions correctives ou complémentaires à prévoir

• Organisation des navettes de spectateur·rices (retour vers Genève, ou aller retour Lausanne Genève ou Genève Lausanne avec les partenaires théâtraux genevois de Vidy) – environ 15 à 20 navettes par saison

• Ponctuellement participation à l’implémentation d’actions de médiation en lien avec le service médiation – développement des publics (séances relax, présentations d’expositions, visites de groupes, accueils de groupes scolaires, etc…), et coordination du soutien des agent·es d’accueil à ce service dans le cadre de stands à l’extérieur du théâtre pour des missions d’auxiliaires de médiation culturelle

Pour ce poste une présence régulière en soirée et les week-ends est requise pour l’encadrement direct de l’équipe et la contribution aux missions d’accueil, notamment sur les premières.

Réceptionniste 

(20%  CDI)

Le vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30, en complément d’une réceptionniste assurant cette mission du lundi au jeudi.

VOTRE MISSION :

Vous gérez le standard téléphonique et prenez en charge les appels entrants, assurez l’accueil des visiteur·euses et partenaires, assurez diverses tâches administratives (courrier entrant et sortant, colis et messages, relèves de boites emails génériques, etc…

VOS TÂCHES :

Sous l'autorité de la Directrice administrative et financière, en étroite relation avec l’assistante de direction, vos tâches sont les suivantes :

• Réponses à l’ensemble des appels téléphoniques (depuis le central ou le téléphone portable), transmission aux personnes concernées ou prise des messages, avant partage avec les personnes concernées

• Réception et/ ou renseignement des visiteur·euses, orientation vers les personnes demandées

• Ouverture du courrier et diffusion à la direction, puis au reste de l’équipe et timbrage du courrier ; organisation de l’acheminement du courrier du jour jusqu’à la poste

• Réception, envoi du premier accusé des demandes de location des salles du théâtre et de leur transmission pour une première analyse des disponibilités (selon procédure détaillée en vigueur au théâtre)

• Participation ponctuellement aux réservations d’hébergement pour des intervenant·es extérieur·es, ou pour des membres de l’équipe en collaboration notamment avec l’assistante de direction

• Est chargée de différentes tâches administratives

• Prise en charge de différentes tâches administratives et de la gestion du fichier (Secutix, Dièse) selon les demandes de l’assistante de direction, ou d’autres départements 

• Veille quant aux informations disponibles sur le site internet et au sein du logiciel de suivi de l’activité de Vidy

• Veille sur la bonne tenue et à la convivialité des espaces de réception des visiteur·euses (disposition des programmes et documents de renseignement sur les activités)

• Ponctuellement préparation des cadeaux de première des artistes ou de catering pour les équipes artistiques et/ou commandes pour l’économat

VOTRE PROFIL :

• Sens de l’accueil et de la convivialité

• Aisance en informatique et connaissance de l’anglais

• Bon relationnel, bonne communication orale et bon rédactionnel

• Sens du travail en équipe

• Qualités requises : intérêt marqué pour les arts de la scène, flexibilité, aptitude au travail en équipe, bonne gestion du stress, capacité à gérer de nouvelles situations, qualités d’organisation et de rigueur au travail, capacité d’écoute et de conseil

CONDITIONS :

Lieu de travail : Lausanne

Entrée en fonction : 18 août 2025, à convenir.

Conditions de travail :

• Temps de travail calculé sur une base de 40h hebdomadaire ; 4 semaines de vacances, 5 semaines dès 48 ans et 6 semaines dès 58 ans

• 13ème salaire

• Prime de mobilité douce

• Accès à une offre de cantine d’entreprise le midi en semaine, et à des tarifs préférentiels au sein de l’offre de la Kantina les soirs et week-ends.

• Accès privilégié aux spectacles et programmes de la saison du Théâtre

CANDIDATURE :

Si tout ou partie de ce poste vous intéresse et que vous avez les qualités requises, merci de nous faire parvenir votre dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, diplômes, certificats) avant le 30 juin 2025 par e-mail uniquement à : s.mercier@vidy.ch

Le Théâtre Vidy-Lausanne apporte un soin particulier à la qualité de ses processus de recrutement. Soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie, à garantir l’égalité de traitement et à éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Pour toute information concernant le poste, vous pouvez contacter Mme Sophie Mercier, directrice administrative et financière, au +41 21 619 4513.