Responsable Administration

Responsable Administration

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foodculture days est une plateforme veveysanne de partages de connaissances et de savoir-faire autour des cultures, des écologies et des politiques alimentaires. Depuis 2017, elle s'est imposée dans le paysage culturel et artistique suisse et est à présent un moment charnière de son existence. Pour continuer sa professionnalisation et répondre au mieux aux projets en cours et futures, l’association recherche un.e Responsable Administration avec un esprit visionnaire et créatif et de multiples talents organisationnels. Ceci pour accompagner l’évolution d’un projet socialement engagé composé d’un comité d’association, de membres et d’une petite équipe centrale (direction, administration et programmation). foodculture days travaille également avec des indépendant.e.s selon les missions et les besoins (recherche de fonds, communication, production) à intervalles réguliers.

MISSIONS PRINCIPALES

Administration:

• Gestion de l'administration et du service du personnel dont :
  a) Gestion des salaires : notamment paiements, inscriptions et gestion de l’AVS, LPP, LAA, et autres

  b) Gestion administrative du personnel fixe et auxiliaire : certificats de travail, gestion des cas de maladie ou d'accident, rédaction des contrats de travail.

• Planification des besoins en ressources humaines.

• Élaboration du rapport d'activité et tenue des statistiques.

• Gestion administrative des partenariats : rédaction des contrats et facturation

• Participation aux réunions de l’association si nécessaire

• Traitement de deux boîtes emails de l’association

• Fixer et gérer les réunions du comité et la coordination de ce dernier

• Gestion et recrutement des membres de l’association et organisation d’événements ou activités dédiées (dont le(s) repas de soutien)

Finances 

• Elaboration et suivi du budget

• Gestion de la trésorerie : cachets des artistes, défraiements, remboursements

• Participation à l’élaboration et approbation des budgets d’évènements.

• Gestion des paiements : fournisseurs, prestataires, cachets, autres.

• Gestion des salaires.

• Préparation de la déclaration d’impôts et organisation de la révision des comptes. 
   

Comptabilité (optionnel) 
*il est envisagable de travailler avec un mandant externe pour la partie comptabilité, suivant le profil et les compétences de la personne responsable de l’administration qui sera choisie). 

• Gestion et suivi de la comptabilité générale et analytique (le bouclement et la révision des comptes assurée par une fiduciaire).

• Création et suivi du plan comptable
   

PROFIL RECHERCHÉ

• Titulaire d'un diplôme en gestion culturelle et/ou financière ou formation jugée équivalente.

• Très bonnes connaissances en matière de droit suisse du travail, en gestion financière et en comptabilité

• Expérience préalable dans la gestion administrative d'une structure associative culturelle; connaissance du milieu culturel suisse romand (défis et opportunités) et de la politique culturelle.

• Intérêt prononcé pour les pratiques liées à la nourriture et à la vie associative.

• Esprit d'équipe, excellentes capacités relationnelles et de communication

• Caractère touche à tout, curieux et orienté solutions

• Autonomie, flexibilité, rigueur, sens des responsabilités et priorités, capacité d'initiatives.

• Excellente maîtrise du français et très bonnes notions d'anglais.

• Connaissances avancées des outils informatiques usuels (traitement de texte, tableur).

• Connaissance Indesign est un plus

• Connaissance du logiciel WinBizz pour la partie comptabilité est un plus

Taux d'occupation : 30% annualisé (période haute: avril-juillet 2027 pour la prochaine Biennale)

Entrée en fonction : 1er septembre

Durée : Contrat à durée indéterminée annualisé (CDI) ou mandat

Conditions salariales : normes en vigueur dans le secteur culturel, à définir selon année d’expérience

Lieu de travail : hybride (principalement en télétravail. Espace co-working pour les périodes hautes)

Vous êtes intéressé·e ? Envoyez-nous votre dossier complet (CV, lettre de motivation et références) à margaux@foodculturedays.com jusqu'au 20.08.2025. Les entretiens auront lieu le 21, 22, 25, 26 août à Vevey.